CAJA MENOR

Es un fondo menor común que se utiliza en la empresa para realizar pagos menores tales como:
-Lapiceros, bombillos etc.

La caja menor se constituye como un acta que se le entrega a la persona que va a manejar el fondo, en algunas empresas se maneja una caja por cada área.

 REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Consiste en que la persona encargada de la caja menor entregue una relación con los soportes y todos los pagos menores realizados y normalmente esto ocurre cuando se agote el 50% del fondo. 

CONTROL INTERNO DE LA CAJA MENOR

- El reembolso debe ir firmado por la persona de la caja menor y el que autoriza el reembolso.

- Todos los soportes de la caja menor debe de cumplir con las exigencias de ley.

- En la relación del reembolso  se debe detallar los impuestos que  se pagaron en las diferentes facturas.

- Los documentos de la caja menor deben coincidir con las fechas previstas de la relación.

CONTABILIZACIÓN DE LA CAJA MENOR

Debes de tener en cuenta que solo se contabilizan los vales de gastos.

Debes sumar el arqueo con los vales de gastos, luego restas ese valor con el fondo de caja menor; este valor debe ser igual al de Constitución de caja menor. De lo contrario si sobra dinero, ese dinero sobrante o faltante también debes contabilizarlo en otras cuentas.

Constitución de caja menor: $720.000

Db  110510 $720.000

Cr   111005 $720.000

Se hace arqueo y en billetes y monedas $608.000 y en vales de gastos hay $112.000

Db 51xxx  $112.000 

Cr 111005 $112.000

Se hace arqueo y en billetes y monedas $208.000 y en vales de gastos hay $528.000

Db 51xxx  $528.000

Cr 111005 $528.000

En este caso sobra dinero $16.000

Db 110505 $16.000

Cr  429595 $16.000

Se hace arqueo y en billetes y monedas $288.000 y en vales de gastos hay $400.000

Db 51xxx  $400.000 

Cr 111005 $400.000

En este caso falta dinero $32.000

Db 1365    $32.000

Cr 111005 $32.000

Se aumenta el fondo de caja menor a $800.000 y en billetes y monedas hay $320.000 y en vales de gastos hay $420.000.

Restamos $800.000 entre $720.000 que es el valor inicial del fondo que nos da como resultado $80.000
Db 110510 $80.000
Cr 111005  $80.000

(En este caso se contabiliza normalmente como lo hemos hecho, es decir con el mismo fondo de $720.000 luego, debes de contabilizar con el nuevo valor de la caja menor.)

Db 51xxx  $400.000 

Cr 111005 $400.000

Se hace arqueo y en billetes y monedas $456.000 y en vales de gastos hay $352.000

Db 51xxx  $352.000 

Cr 111005 $352.000

Sobran $8.000

Db 110505 $8.000

Cr  429595 $8.000

Se disminuye el fondo de caja menor a $480.000 y en billetes y monedas hay $616.000, en vales de gastos hay $192.000

Restamos $480.000 entre $800.000 que es el valor del fondo de caja menor y nos da como resultado $320.000
Db 110510 $320.000
Cr 111005  $320.000

Db 51xxx  $192.000 

Cr 111005 $192.000

Sobran $8.000

Db 110505 $8.000

Cr  429595 $8.000